国家档案局


档案管理软件功能要求暂行规定



(2001年6月5日发布施行)


第一章 总 则



第一条 为适应档案管理现代化需要，规范档案管理软件的开发研制和安装使用，提高计算机辅助档案管理的标准化水平，确保档案数据的安全和有效利用，制定本规定。

第二条 本规定所称的档案管理软件，是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。

第三条 档案管理软件的研制开发和安装使用，应遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。


第二章 基本要求

第四条 档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。

第五条 档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。

第六条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。

第七条 档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。

第八条 档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

第九条 档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。


第三章 数据管理功能

第十条 数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。

第十一条 数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。

第十二条 数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定。

第十三条 系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。

具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。

具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度（如200dpi）应满足用户的应用要求。

第十四条 各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。

本规定推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。

确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。


第四章 整理编目功能

第十五条 整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。

第十六条 整理编目模块应能满足下列主要要求：

（一）能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；

（二）能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；

（三）能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；

（四）具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；

（五）具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。


第五章 检索查询功能

第十七条 检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。

第十八条 检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。

第十九条 检索查询模块应能满足下列主要要求：

（一）能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；

（二）能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；

（三）能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。

第二十条 借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。


第六章 辅助实体管理功能

第二十一条 辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。

第二十二条 辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：

(一)对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；

(二)对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。


第七章 安全保密功能

第二十三条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发〔1998〕1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。

第二十四条 系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

第二十五条 数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。

第二十六条 系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。


第八章 系统维护功能

第二十七条 系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。

第二十八条 用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。

第二十九条 系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。

第三十条 系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。


第九章 附 则

第三十一条 各使用单位可根据实际工作需要，在档案管理软件设计和使用过程中分阶段实现本规定所要求的各种功能，但必须留有相应的拓展接口。

第三十二条 各省、自治区、直辖市档案行政管理部门对本行政区域内档案管理软件的开发、鉴定和使用加强监督与指导。

第三十三条 本规定由国家档案局负责解释。

第三十四条 本规定自发布之日起施行。


监狱教育改造的困境与出路

李成


教育改造作为改造罪犯的三大手段之一，在维护监狱工作长治久安、努力打造平安监狱，持续推进监狱质量全面建设战略，更好服务于创建和谐社会的大局中发挥着极其重要的作用。但随着社会的变迁和监狱体制的深入变革，教育改造自身暴露出不少问题，也面临着种种障碍，在困境中求发展。所以必须理清思路，拨云去雾，打开出路，使得其更好地发挥积极作用，实现监狱工作宗旨。
一、教育改造在监狱工作实践中存在的若干问题：
1、劳动改造的强化与教育改造的弱化
劳动改造的强化与教育改造的弱化在经济社会中不是个别事例而是普遍现象。由于我国建国之初就确立了监企合一的制度，监狱既是国家刑罚的执行机构，又承担着企业生产的功能，更甚者还担负着建立一个小社会的责任。在当今社会，这一体制尚未改变，监企仍旧是一体，监狱仍旧承担着刑罚执行的职能和经济功能。这样一来，监狱除获得国家的部分财政支持外，还需由自己想办法解决另外一部分资金。而且在经济社会中，监狱企业还要上交一部分税收或利润。因此在这种直接利益的驱使下，监狱必然会重视监狱企业的效益，也就是注重罪犯的劳动成果。同时，由于监狱要向上级单位上交部分利润，上级单位对监狱的考核直接与此有关并且占大比例。那么在这些因素的共同作用下，形成了一个追求经济效益的氛围。这样就必须强化罪犯的劳动，并且在对罪犯的考核时，同样以其创造多少劳动成果为重要依据。如此一来，劳动改造就被追求经济利益的目的所异化，劳动较强地发挥创造物质的功能，而改造的目的由此被冲淡，甚至于造成罪犯厌恶劳动的后遗症。可以认为强化劳动创造物质的功能，冲淡改造的作用，实际是在强化劳动的惩罚，也就是实现劳动的报应。根本上这与劳动改造的现代目的相冲突。
2、重视监管，轻视教育，存在着“一手硬、一手软”的现象
一方面对教育与监管的定位不准。辨证唯物主义告诉我们，影响事件有两大因素：内因和外因，内因决定事件的发展方向，外因通过内因起作用。监狱宗旨是“挽救人、改造人、造就人”，从这方面讲，教育改造矫正灵魂、攻心治本，是内因，监管改造重看硬守、规范行为，为外因。但部分人民警察在治标与治本的问题上思路不清，不能正确地处理好监管稳定与教育改造的关系，认为只要监管不出现事故，教育改造工作只是监管工作的配角。为了稳定抓监管，忽视了教育工作的长效治本功能，因此，分析研究监管安全多，制定针对性施教措施少，使短期的稳定蒙蔽了人民警察的视线，导致狱内犯情动态复杂，长此以往，给狱内秩序稳定埋下了潜在的隐患。标本兼治才是确保监管秩序稳定、提高教育改造质量的治本之策。
另一方面民警的观念跟不上教育改造本身的步伐。实际工作中，个别领导和部分人民警察跟不上时代的步伐，思想上墨守陈规，不思进取，工作上创新意识不强，习惯用多年的传统教育模式开展教育工作，对涉黑、涉毒、涉枪和“法轮功”类罪犯增多的趋势认识不足，对“80后”罪犯改造中出现的问题不予重视，对近几年出现的“同性恋”、心理失调、心理障碍和心理变态的罪犯准备不足，致使教育方式、方法、手段和应对措施缺乏针对性，教育效果不佳。这就迫切要求我们干警从传统型的教育模式中解脱出来，应对押犯构成的新情况，在提高教育改造质量上下功夫。
3、人民警察素质与提高改造质量不相适应的矛盾
一方面，部分民警的能力、素质确实有待加强。以江苏监狱为例，现在少数罪犯已达到本科、研究生学历，民警总体上也就是大专、本科，在苏北监狱个别民警还是中专，再囤于工作性质和场所的限制，疏于学习教育业务，视野不如罪犯开阔，思想不及罪犯新潮，往往在教育中“说”不过罪犯。（2）监狱教育力量相对薄弱。部分监狱还是“大机关、小基层”模式，基层民警配备不足；监区、分监区各配备一名教育干事（兼职），对于目前的改造形势，已是远远不够。（3）民警队伍建设存在不足。当前受监狱住房城市化的影响，民警的住房压力、子女受教育的压力比较大。缺少学习，常产生本能危机。严格的工作要求使民警不胜负荷，不少民警处于亚健康状态，甚至有轻微的心理障碍。这些均影响了对罪犯的教育效果。

4、罪犯心理矫治工作存在误区。
（1）、思想认识上存在误区。不少监狱领导及普通民警分不清教育与心理矫治的区别，认为心理矫治同教育一样都是面对面开展工作，换汤不换药。部分基层民警对“大机关”有抵触心理，对心理矫治人员来监开展工作不主动配合。2、人员配置上存在误区。心理矫治是一项专业型很强的工作，其人员配备必须专业化、社会化，实际上不少监狱的心理矫治人员都是由其他科室抽调过来的民警担任的，缺少专业知识，且无实际经验。3、使用上存在误区。罪犯心理矫治又是一项实用性很强的工作，如用韦氏成人智力测验量表（WAIS-RC）可以测知不同罪犯的智商、操作能力、分析能力和理解能力等，利于罪犯调配工种；用艾森克人格问卷（EPQ）可测得罪犯的气质类型，予以不同的施教；用90项症状清单（SCL-90）可以排摸罪犯的精神状况；用应对方式问卷可以测骨干犯、事务犯的责任心和解决问题的能力，因此必须融入基层，方能发挥作用。但少数监狱却让心理矫治人员搞一些理论工作，甚至放在应付领导检查上，再不，用行政命令指导心理矫治工作，明确提出期限和效果，让其发挥“万能”作用， 严重制约了罪犯心理矫治工作健康快速的发展。
二、相关对策和和今后的工作思路：
1、重塑经济社会中的劳动改造与教育改造
现代刑罚目的必然要求监狱必须把教育改造摆在中心位置。监狱一切工作的重心是如何做好教育改造，以实现现代刑罚的主要目的。由于现实状况是劳动改造被置于中心位置，而教育改造在经济利益面前被迫退居次要位置，甚至于尽占可怜的比例。鉴于这种情况，为在根本上实现现代刑罚的主要目的，就有必要重塑经济社会中的劳动改造与教育改造。重新把教育改造置于中心位置，把经济利益追求放在次要位置。
监企分开是现今监狱体制改革的关键。监企分开实际上是把监狱的刑罚执行功能与经济职能分开。换言之，还监狱本来的面目——国家的刑罚执行机构，把创造经济利润的功能剥离出来。原属监狱的企业脱离监狱的管理后，可以成立监狱国有资产管理机构，由其统一管理。这样做的根本目的是希望通过监企分开在根本上把监狱及其管理人员从原来高度追求经济效益的主观态度转变到教育罪犯为主上来。因为监企分开可以从根本上消除监狱企业的经济效益与监狱及其管理人员的直接利益挂钩。这样一来，监狱及其工作人员可以从繁重的经济劳动中解放出来，相应的可以有更多的时间，精力花在教育罪犯上。
2、积极探索三大基本教育手段在改造罪犯中的最佳结合点
改造工作是一项系统工程，在监狱工作的长期实践中形成了狱政管理、教育改造、劳动改造为主要内容的改造罪犯三大基本手段，为此，我们应当按照系统科学的理论，把改造工作作为一个整体，统筹兼顾，以实现对罪犯改造的最佳效果。狱政管理、劳动改造如果不能与教育改造有机结合起来，只强调狱政管理或劳动改造，就难以发挥教育改造攻心治本的作用。因此，在对罪犯的改造过程中，必须寻找三大改造手段共同发挥作用的最佳结合点，使三者相互协调，相互促进，相得益彰，综合发挥改造罪犯的积极作用，共同实现改造工作目标。
3、加强民警队伍建设，着力提高民警队伍的综合素质。
（1）、打造“拴心留人”工程。监狱当局及监狱领导要真正深入基层一线，了解民警的工作困难、生活困难，倾听民警的呼声，落实从优待警的规定，待遇向基层一线倾斜，如优先晋级、晋职等。特别是农村监狱的住房城市化问题，各级领导要创造各种便利条件，帮助民警解决住房难、行路难、子女受教育难等问题。
（2）、推进“素质强警”工程和“业务育警”工程。监狱要站在服务和谐社会的政治高度抓好民警队伍建设，当以打造“学习型监狱”为契机，鼓励及组织民警参加自学考试、成人高考等，定期安排民警警体技能培训、业务培训和政治理论学习；充实一线警力，让民警从繁重的工作压力中解脱出来，予以必要的学习时间，形成“工作＋学习”的模式；严格考核，奖优罚劣，形成制度，提高民警的文化素质、身体素质、教育业务素质和政治理论水平。
4、 坚定不移地推进罪犯心理矫治。
（1）、加大宣传，强行推进。对于罪犯心理矫治这一新事物，自然需要一定的时间接受，上级机关应加大宣传，让民警和罪犯对此有一个清晰的认识，消除”无用论”及“恐慌心理”，转而积极接受。另外，上级机关也要坚定认识，排除干扰，强力推进，让其早日发挥作用。
（2）、建立良性的运行模式。上级对监狱方面要予以足够的经费、指导及检查；监狱要专款专用，配齐配强心理矫治人员，尊重心理矫治的规律，摒弃行政命令的方式；构建开放的心理网站，发布信息，开通咨询热线，对社会开放运转；加强与社会机构的交流，实施心理矫治人员走出去，引进来，聘请社会专业人士来监狱会诊与治疗；加大心理矫治软环境建设，提高心理矫治在民警和罪犯中的认可度。监区、分监区要主动走进心理矫治，理解支持心理矫治，加强对罪犯的教育，配合开展心理矫治。在矫治方式上，要充分使用卡特尔16因素个性问卷、艾森克人格问卷、明尼苏达多项人格测验等方法，运用多媒体、测谎仪等器械，来保证矫治的效果。
5、建立科学的罪犯改造质量评价标准
为适应监狱工作发展的需要，推动教育工作的深化和发展，提高改造质量，我们要打破传统教育模式束缚，探索出一条能够把教育内容、方法等有机结合，具有方法新颖、手段灵活、考核标准科学的教育改造评价体系，全面推进教育工作的深化和发展。首先，依据监狱法“将罪犯改造成为守法公民”的总体改造质量标准，作为建立罪犯改造质量评价体系的指导思想。其次，在总体标准的指导下，根据分押标准，建立类别标准，对不同年龄、不同性质类型的罪犯，设定不同的评价标准。可建立成年犯改造质量标准、未成年犯改造质量标准、暴力型罪犯改造质量标准、财产型罪犯改造质量标准和淫欲型罪犯改造质量标准。最后，建立个体改造质量标准，在总体标准和类别标准的指导下，根据罪犯个体的不同情况，刑期长短、行为、恶习、心理状况等，制定不同的评估标准。建立罪犯改造质量标准的目的是对罪犯改造全过程进行综合考核，对提高教育改造质量，预防和减少重新犯罪，配合社会搞好接茬帮教，具有十分重要的意义。



参考书目：

1兰洁著：《教育改造学》，法律出版社第1版次。
2叶扬著：《中国罪犯心理矫治教程》，法律出版社第1版次。